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Dienstag, 27.07.2021, 06:42 Uhr

Stundenzettel oder Zeiterfassungssystem?

Heute möchte ich dir von einem Stammkunden (Handwerksbetrieb) erzählen, der mehrere Mitarbeiter in der Werkstatt hat. Seit über 2 Jahren bin ich ein bis zwei Mal pro Monat bei ihm vor Ort. Begonnen habe ich mit einem kleinen Büroorganisationsprojekt. Seitdem kümmere ich mich um sämtliche Büroaufgaben wie Buchhaltungsvorbereitung, diverse Korrespondenzen mit Ämtern und Steuerberatung, diverse Vorlagen erstellen und alles, was sonst noch so anfällt. Ziemlich zu Beginn der Zusammenarbeit bin ich in einen Streit zwischen Chef und einem Mitarbeiter geraten.

Worum es ging?

Um das brandheiße Thema Zeiterfassung: Mitarbeiter sagt, ich habe x Tage Resturlaub, der Chef war anderer Meinung. Damals gab es nur handschriftliche Stundenzettel und einzelne Urlaubstage wurden zwischen Tür und Angel vereinbart. Niemand hatte wirklich einen Überblick. Die Angelegenheit konnte damals mit einem Kompromiss gelöst werden.

Wir haben dieses Thema jedoch zum Anlass genommen, um ein Zeiterfassungssystem für alle einzuführen, welches ich seit dem im Auge behalte, monatlich mit allen Mitarbeitern checke und allfällige Krankenstände und Urlaube eintrage.

Für Österreich kann ich dir die Software https://www.diezeiterfassung.at/ bereits ab dem ersten Mitarbeiter empfehlen. Cloudbasiert - projektbezogene Buchungen möglich - flexibel bei Veränderung des Mitarbeiterstandes - und sehr günstig.

Die Moral von der Geschicht: Über Urlaubsansprüche mangels Aufzeichnungen zu streiten, lohnt sich nicht!

Arbeitest du bereits mit einem Zeiterfassungssystem?

Achtung! Aufzeichnungspflicht besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern!

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Montag, 12.07.2021, 09:20 Uhr

... weil auch die Wahl der Geschäftspartner über Erfolg bzw. Misserfolg mitentscheidet! 

Wusstest du, dass du als UnternehmerIn haftbar gemacht werden kannst, wenn du ein Scheinunternehmen (betroffene Branchen: Bau, Handel, Transport) beauftragst? Dies ist für mich Grund genug, dir heute ein paar hilfreiche Tipps und Links zur Verfügung zu stellen. Durchleuchte deine zukünftigen Geschäftspartner, wenn sich mal ein ungutes Gefühl einstellt. 

Scheinunternehmerliste:

https://service.bmf.gv.at/service/allg/lsu/

zusätzliche Indizien für Scheinunternehmen:

keine üblichen Geschäftskontakte

keine oder falsche UID-Nummer

falsche Firmenbuchnummer

kein professioneller Internetauftritt

keine Besprechungen im Büro des Unternehmens

 

Bonität checken und sicher sein!

https://www.ksv.at/

(kostenpflichtige) Abfrage im Firmenbuch:

https://www.justiz.gv.at/home/e-justice/firmenbuch/firmenbuchabfrage~2c9484852308c2a601240b693e1c0860.de.html?highlight=true

UID-Nummer abfragen:

http://uid-suche.at/

IBAN-Rechner:

https://www.iban-bic-rechner.at/iban-rechner.php

Eröffnete Insolvenzverfahren werden in der Ediktsdatei veröffentlicht:

https://edikte.justiz.gv.at/edikte/edikthome.nsf/

Sollten offene Forderungen gegen ein insolventes Unternehmen bestehen, können diese im Insolvenzverfahren beim zuständigen Landesgericht angemeldet werden. 

https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/Forderungsanmeldung_im_Insolvenzverfahren.html

 

Zur Info: Bei einem "Scheinunternehmen" iSd §8 SBBG handelt es sich um einen Rechtsträger, der einen geschäftlichen Betrieb nur zum Schein zum Zweck der Abgabenverkürzung oder des unrechtmäßigen Bezuges von Transferleistungen angibt.

 

 

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Weitere Beiträge

Samstag, 26.06.2021, 16:28 Uhr

Multitasking als erstrebenswertes Ziel? Blödsinn!

Wusstest du, dass Multitasking eigentlich aus der IT kommt? Der Begriff bezeichnet die Fähigkeit eines Betriebssystems, mehrere Aufgaben (Tasks) quasi nebenbei auszuführen. Während sich die Wissenschaft noch darüber streitet, ob wir Menschen überhaupt zu Multitasking fähig sind, glauben leider immer noch viele daran produktiver zu sein, wenn sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. 

Aber das ist Blödsinn!

Multitasking macht krank und unproduktiv. Wer auf Dauer versucht, im Multitasking-Modus durch den Arbeitsalltag zu kommen, tut sich und seiner Gesundheit keinen Gefallen. Kopfweh, Verspannungen und Erschöpfung können als Folge auftreten. Ich weiß wovon ich spreche. Bei meinem letzten Arbeitgeber, eine Rechtsanwaltskanzlei, musste ich viele Aufgaben nahezu gleichzeitig erledigen. Der Druck (zu wenig Personal, zu viel Arbeit), unter dem ich lange Zeit täglich stand und die Tatsache, dass Multitasking krank machen kann, habe ich am eigenen Leib zu spüren bekommen. 

Die Lösung: Monotasking!

Meines Erachtens ist Monotasking die Königsdisziplin im Arbeitsalltag. Wenn du es schaffst, dich immer nur auf eine Sache zu konzentrieren, ohne dich von jedem Pieps am Handy ablenken zu lassen, dann kannst du die ganze Welt beherrschen. 😃 Okay, vielleicht nicht die ganze Welt aber definitiv deine Welt! 

Monotasking kannst du dir antrainieren. Und dazu rate ich dir vollster Überzeugung. 

Monotasking hat so viele Vorteile:

- du bis produktiver

- du bist enstpannter

- du bist gesünder

- du bist organisierter 

- du bist effizienter

- und du weißt am Ende des Tages, was du alles erledigt hast

Wenn du es gerne ausprobieren möchtest, dann lade ich dich herzlich ein, bei unserem brandneuen Programm "Werde KönigIn des Monotaskings" mitzumachen. In Kürze findest du dazu auf unserer Webseite die Möglichkeit, dich anzumelden. 

Ich freue mich auf dich! 

 

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Sonntag, 13.06.2021, 13:25 Uhr

Was ist Outsourcing und was hat BüRomy damit zu tun?

Unsere Kunden mit dem zu unterstützen was wir am Besten können, damit sich unsere Kunden wieder auf das konzentrieren, was sie am Besten können, macht nicht nur unsere Kunden sondern auch uns glücklich.

Wie das geht? Mit Outsourcing!

Outsourcing bedeutet die Auslagerung von bisher selbst erbrachten Leistungen an externe Auftragnehmer oder Dienstleister. Die Auslagerung diverser Tätigkeiten an diejenigen mit Erfahrung ermöglicht es deinem Unternehmen, sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren und in einem hohen Maße zu skalieren. Des Weiteren können erfahrungsgemäß Projekte schneller gestartet und umgesetzt werden. 

Gründe für das Outsourcing:

- Kosteneinsparungen

- Effizienzsteigerungen

- Qualitätsverbesserungen

- Maximale Flexibilität 

Bei unseren Kunden handelt es sich vorwiegend um EinzelunternehmerInnen. Wenn man in die Selbständigkeit voller Elan startet, merkt man nach geraumer Zeit, dass man völlig überlastet ist. Man befindet sich in einem Hamsterrad. Ein wirtschaftlicher Stillstand tritt ein und man bringt die Tage gerade mal so über die Runden. Manche Aufträge müssen vielleicht sogar schon abgelehnt werden. Du hast keine Kraft mehr, neue Ideen für dein Unternehmen zu entwickeln oder bestehende Prozesse zu optimieren. An ein Wachstum des Unternehmens ist nicht mehr zu denken. 

Wir helfen dir dabei, wertvolle Zeit zu sparen. Zeit, die du deinen Kunden widmen kannst. Zeit, neue Aufträge zu generieren! Oder Zeit für dich und deine Familie!

Vorteile von BüRomy-Kunden:

- Kosten nur nach Auslastung (keine fixen Lohnnebenkosten)

- keine zeitliche Vertragsbindung

- fristgerechte und sorgfältige Erledigung aller Aufträge

- einfache und transparente Gestaltung der Arbeitsabläufe

Sollte Outsourcing für dich ein Thema sein, freuen wir uns auf deine Kontaktaufnahme und ein persönliches Kennenlernen bei einem kostenlosen Erstgespräch. 

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit dir zu wachsen! 

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Freitag, 28.05.2021, 13:17 Uhr

Digitaler Kalender vs. Buchkalender

Neben der ToDo-Liste ist der digitale Kalender mein bester Freund im Alltag geworden. Früher hatte ich einen Buchkalender. Leider hatte dieser weder eine Such- noch eine Erinnerungsfunktion, keine Löschtaste und auch nur begrenzten Platz, obwohl er selbst in der Hand- bzw. Laptoptasche ziemlich viel Platz beanspruchte. 

Falls du noch keinen digitalen Kalender hast, möchte ich dich dir hier ein paar Anregungen geben, um über eine Umstellung nachzudenken:

- Hast du möglicherweise eine (externe) Assistenz, die für dich Terminvereinbarungen vornehmen soll? 

- Möchtest du deine Visitenkarten von Geschäftspartnern und Kunden in einem Tool online erfasst haben und den Kontakt direkt anrufen können oder eine Mail versenden? 

- Hast du vielleicht regelmäßig Team-Meetings oder Projektbesprechungen mit Externen und möchtest diese direkt über den Kalender einladen? 

- Möchtest du vielleicht zukünftig eine Buchungsseite auf deiner Webseite hinterlegen, auf welcher sich Kunden direkt einen Wunschtermin aussuchen und buchen können? 

- Willst du Termine auf Knopfdruck verschieben können und alle Teilnehmer darüber informieren? 

- Willst du deinen Kalender immer dabei haben? Ohne Handy ist ja heutzutage selten jemand unterwegs. 

- Wäre es nicht großartig, wenn dich dein Handy rechtzeitig an deinen nächsten Termin erinnert? 

Natürlich hängt die Wahl, ob digitaler Kalender oder Papierkalender, von deinem persönlichen Bedarf ab. Arbeitest du allerdings mit einem Team, wird die Zusammenarbeit durch einen digitalen Kalender wesentlich vereinfacht, weil alle darauf zugreifen können. 

Welcher Kalender-Typ bist du? Digital oder Papier? 

 

 

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Montag, 17.05.2021, 18:02 Uhr

Effektivität und Effizienz

Diese zwei Begriffe hört man im Zusammenhang mit Zeitmanagement immer wieder. Aber was genau ist nun der Unterschied? Muss man effektiv und effizient sein? Oder ist für mich nur eines von beiden wichtig? 

Nun, ich würde sagen, es kommt auf dein Ziel und die vorhandenen Hilfsmittel an. Aber grundsätzlich kann man sagen, dass man ein effektives Ziel haben sollte bevor man die Abläufe effizient gestaltet...

Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun, um dein Ziel zu erreichen. Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun, damit du dein Ziel mit möglichst geringem Aufwand so schnell wie möglich erreichst. 

Ein Beispiel gefällig? 

Ich möchte am Ende meines Arbeitstages alle eingegangenen E-Mails abgearbeitet haben. 
Wenn ich jede E-Mail sofort beim Einlangen abarbeite, werde ich mein Ziel erreichen. Ich bin effektiv. 
Nebenwirkung: Ich werde ständig aus meiner Arbeit herausgerissen und bin an dem Tag vermutlich weniger produktiv. 
Wenn ich allerdings meine Mails zwei oder drei mal gebündelt am Tag erledige, bin ich dabei effizient, da ich in Summe weniger Zeit dafür aufwende.

Ich meine, manche Dinge dürfen auch hin und wieder weniger effizient erledigt werden, wenn sie mich meinem effektiven Ziel näher bringen. :-) 

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Montag, 10.05.2021, 08:56 Uhr

Das Eisenhower-Prinzip

Heute möchte ich dir das Eisenhower-Prinzip vorstellen. Ein echter Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden, welchen ich auch gerne als Einstieg bei Büroorganisationsprojekten anwende. Es bietet eine ideale Möglichkeit, Aufgaben im Blick zu behalten. Mit diesem Prinzip kann und soll man sich immer wieder bewusst machen, welche Aufgaben wichtig und wesentlich sind und welche nicht.

Nur zwei Kriterien werden angewandt: wichtig und dringend. Daraus ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten, die zur Einteilung verwendet werden können. Ich persönlich liebe ja den Mistkübel. 😁 Für alle, die beim Wegschmeißen zaghafter oder sogar echte Sammler sind, empfehle ich den Papierkorb auf Probe. Du packst die Sachen in einen Karton und wenn du den Karton ein halbes Jahr lang nicht geöffnet hast, schmeißt du die Sachen ungeöffnet weg. Das funktioniert natürlich auch digital im E-Mail-Postfach. 

Wie findest du das Eisenhower-Prinzip? Arbeitest du bereits danach oder möchtest du es auf jeden Fall ausprobieren?

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Freitag, 30.04.2021, 13:12 Uhr

Tipp #1: Die ToDo-Liste

Für mich ist binnen kürzester Zeit die ToDo-Liste ein unverzichtbares technisches Hilfsmittel geworden. Die ToDo-Liste kann als technische Weiterentwicklung einer Haftnotiz (PostIt) gesehen werden.

Wer kennt es nicht? Man schreibt sich eine Aufgabe oder eine Idee auf eine Haftnotiz und klebt dieses präsent auf den Rand des Bildschirms. Irgendwann verliert die Haftnotiz den Halt und verschwindet in der Versenkung. Damit auch oft die Aufgabe, die man doch dringlich erledigen wollte.

Das kann dir mit einer ToDo-Liste nicht mehr passieren. Das Prinzip ist bei allen ToDo-Listen-Anbietern ähnlich: Es können Aufgaben in Gruppen angelegt, delegiert, farblich markiert und terminiert werden.

Ich empfehle eine allgemeine ToDo-Liste, in welcher zu Beginn alle Aufgaben eingetragen werden. Wir brauchen unser Hirn zum Denken und nicht zum Aufbewahren von Gedanken. 😊 Anschließend bietet sich in der Regel eine gute Übersicht für die Erstellung von eigenen Listen (siehe Bild). Die Aufgaben können dann einfach in die gewünschte Liste verschoben und bearbeitet werden.

Zwei Anbieter möchte ich dir ans Herz legen: Solltest du bereits mit einer Microsoft 365 Business Lizenz arbeiten, bietet sich die enthaltene ToDo-Liste (ehemalige Wunderlist) an. Diese ist auch als App für das Handy erhältlich und sehr benutzerfreundlich. Für alle, die ein kostenloses Tool suchen, kann ich todoist (https://todoist.com/de) empfehlen.

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Ausprobieren!

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Dieser Blog ist noch sehr jung

Derzeit bin ich dabei, meine ersten Beiträge online zustellen. Bald wirst du hier die etwas älteren Artikel zum Nachlesen finden.

Schau doch bald wieder vorbei und hol dir neue Tipps & Tricks!